A nyár mindenki számára mást jelent. Egyesek számára ez jelenti a kikapcsolódást, mások számára viszont éppen ez a tanulás legaktívabb időszaka, amikor az ember végre egy kicsit ráér arra, hogy azzal foglalkozzon, amivel valóban szeretne. Az informatikát tanuló diákjaim gyakran megkérdezik, hogy milyen olyan jó tanácsokat tudnék nekik adni, amikkel felgyorsíthatják, vagy egyszerűbbé tehetik a munkájukat a feladatok megoldása során. A hatékonyság egy fontos kérdés, nem is csak az érettségin, de a mindennapi életben is! Éppen ezért most megpróbáltam nektek összegyűjteni néhány hasznos, időnyerő jótanácsot, amikkel a mindennapi informatikai teendőket, vagy akár az érettségi feladatait a lehető legyorsabban oldhatjátok meg!
Ne feledjétek, sok kicsi sokra megy! És még ha az elején igényel is némi időt az, hogy az ember megszokja ezeket az új tippeket, trükköket, és elsajátítsa ezek használatát, ha pár hét, vagy pár hónap alatt rutinná válik, akkor sokat gyorsíthat a különféle munkafolyamatokon!
Használd a billentyűket!
Az egér egy kitűnő eszköz, melyet sokmindenre használhatunk - többek között arra is, hogy megkeressük a megfelelő gombokat, és rájuk kattintsunk. Azonban odanyúlni az egérért, rámutatni vele a megfelelő elemre, majd rákattintani időigényes, főleg ha az adott funkció akár több kattintást is igényel. Éppen ezért, ha fontos a hatékonyság, érdemes előszöris megbarátkozni a különféle billentyűparancsokkal. Ezek lehetővé teszik számunkra, hogy a szoftverek legtöbb funkcióját könnyedén elérhessük és használhassuk pusztán billentyűk segítségével.
Sokan nem szeretik a billentyűparancsok használatát, mert úgy érzik, hogy ez valami ördögtől való dolog, amit tanulni is kell, és értelme sincs - noss, ez azért nem egészen van így. Bár valóban igényel némi tanulást, ha az ember elkezdi őket használni, akkor pillanatok alatt bele lehet jönni, és már akkor is használni fogjuk őket, ha épp nem is gondolunk rá! Ráadásul nagyon sok időt spórolhatunk meg vele hosszabb távon, ezáltal mindezt az időt arra fordíthatjuk, amire valójában érdemes!
No és hogy mik is a fontosabb billentyűparancsok? Nézzük meg őket, programonként csoportosítva!
Windows
- Win + D: asztal megjelenítése (=minden ablakot kisméretűvé tesz - ha ismét megnyomjuk, visszaállít mindent olyanná, amilyen volt)
- Win + E: elindítja a fájlkezelőt
- Win + L: zárolja a számítógépet
- Win + 1, 2, 3, stb.: a tálcára kitűzött programok közül az elsőt, másodikat, harmadikat, stb. indítja el
- Alt + Tab: Váltás az ablakok közt (az altot nyomvatartva, a tabot többször egymás után lenyomva sorban léptethetünk hogy épp melyik ablakra van szükségünk - visszafelé az alt+shift+tab kombinációval mehetünk)
- PrtSc: Képernyőkép készítése a teljes képernyőről (a kép a vágólapra kerül, könnyedén beillesztheted bárhová!)
- Alt + PrtSc: Képernyőkép készítése az éppen aktív ablakról (a kép a vágólapra kerül, könnyedén beillesztheted bárhová!)
- Alt + F4: a jelenleg aktív ablak bezárása
- Ctrl + A: minden kijelölése
- Ctrl + X: kivágás
- Ctrl + C: másolás
- Ctrl + V: beillesztés
Böngészés
- Ctrl + T: új lap
- Ctrl + N: új ablak
- Ctrl + Shift + T: legutóbb bezárt lap újranyitása
- Ctrl + 1, 2, 3, ... 8: az első, második, harmadik, ... nyolcadik lapfül kiválasztása
- Ctrl + 9: az utolsó lapfül kiválasztása
- Ctrl + Tab: ugrás a következő lapra (Ctrl + Shift + T pedig az előzőre)
- Ctrl + F4: lap bezárása
- Ctrl + H: előzmények
- Ctrl + J: letöltések
- F5: frissítés
- F11: teljesképernyő
- Ctrl + D: hozzáadás a könyvjelzőkhöz
Általános billentyűparancsok
Ezek a legtöbb program esetében működnek, próbáld ki őket bátran!
- Ctrl + O: megnyitás
- Ctrl + S: mentés
- Ctrl + F: keresés
- Ctrl + R: csere
- Ctrl + P: nyomtatás
Szövegszerkesztés
- Ctrl + B: félkövér
- Ctrl + U: aláhúzás
- Ctrl + I: dőlt
- Ctrl + Shift + 3 (Word) vagy Ctrl + . (Google Dokumentumok): felsőindex
- Ctrl + Shift + 7 (Word) vagy Ctrl + , (Google Dokumentumok): alsóindex
- Ctrl + L (Word) vagy Ctrl + Shift + L (Google Dokumentumok): balra igazítás
- Ctrl + R (Word) vagy Ctrl + Shift + R (Google Dokumentumok): jobbra igazítás
- Ctrl + E (Word) vagy Ctrl + Shift + E (Google Dokumentumok): középre igazítás
- Ctrl + J (Word) vagy Ctrl + Shift + J (Google Dokumentumok): sorkizárt
Tipp: a kezdetek során, amíg még nem vagy rutinos a billentyűkombinációk terén, addig nyugodtan kinyomtathatod és kiragaszthatod őket a billentyűzeted fölé. Hamar bele fogsz jönni, ne aggódj!
Formázások gyorsan, egyszerűen!
A stílusok használatával a szövegszerkesztőkben sok időt takaríthatunk meg! Használjuk őket bátran akkor is, ha egyébként a feladat nem kér meg rá külön. A stílusok lehetővé teszik számunkra, hogy a gyakran előforduló formázásokat csak egyszer kelljen beállítanunk.
Word: Formázzunk meg egy-egy címsort, illetve a törzsszöveg egy bekezdését, majd állítsuk be a stílusokat. Jelöljük ki az egyik megformázott első szintű címsort, majd a Kezdőlap fülön a Stílusok dobozban kattintsunk jobb egérgombbal a Címsor 1-re, majd válasszuk a Címsor 1 frissítése a kijelölés formátumára opciót. Ezt követően ha bárhol szükségünk van egy ugyanígy megformázott címre, jelöljük ki azt, majd bal gombbal kattintsunk a Címsor 1 lehetőségre.
Google Dokumentumok: Formázzunk meg egy-egy címsort, illetve a törzsszöveg egy bekezdését, majd állítsuk be a stílusokat. Jelöljük ki az egyik megformázott első szintű címsort, majd a gombsoron (a nagyítást jelző menütől jobbra) a stílusok lenyíló listát nyissuk ki, vigyük az egeret a Címsor 1-re, majd válasszuk az "1. címsor" megfelelő frissítése opciót. Ezt követően ha bárhol szükségünk van egy ugyanígy megformázott címre, jelöljük ki azt, majd a stílus lenyíló listában kattintsunk a Címsor 1 lehetőségre.
Mindezt megismételhetjük más címsorokkal, és egyéb bekezdéstípusokkal is, amiket újra szeretnénk használni a jövőben. Ezzel sok időt megspórolhatunk! Sőt, ha egy formázást elrontunk, akkor csak módosítsuk az egyik bekezdést, majd a fentebbiek szerint frissítsük az adott stílust, és máris minden olyan bekezdés frissülni fog, amelyre az adott stílust alkalmaztuk.
Tudtad? A címsorok megfelelő használatával később könnyedén készíthetsz tartalomjegyzéket is a dokumentumodhoz, amely automatikusan frissül!
Azokban az esetekben, amikor csak egyszerűbb, kisebb formázásokat szeretnénk több helyen alkalmazni, vagy valamilyen okból nem tudunk stílusokat használni (pl. excelben cellák formátumainak beállításakor, vagy wordben egy-egy szó kiemelésének a formátumánál), használhatjuk a 
formátummásoló eszközt. Egy területet kijelölve, a formátummásoló eszközt kiválasztva a terület minden formázását átmásolhatjuk más elemekre. Miután a forrásformátumot kijelöltük, a gombot megnyomtuk, jelöljük ki a célterületet, és a formázás már át is másolódott!
Dolgok elérése gyorsan, kényelmesen, egérrel is!
Van egy-két dolog, amire gyakran van szükséged, de nincs túlságosan kéznél? Ne aggódj, az Office programok kényelmes lehetőséget kínálnak nekünk arra, hogy a gyakran használt funkciókat "szem előtt tartsuk"! Az újabb Office verziókban, a Wordben, az Excelben, és a PowerPointban egyaránt egyszerűen rögzíthetünk egyes funkciókat a gyorselérési eszköztárra. Ehhez mindössze keressük meg az eldugott gombot, nyomjunk rajta egy jobbgombot, majd válasszuk a "Felvétel a gyorselérési eszköztárba" lehetőséget. Ekkor a gomb meg is jelenik a gyorselérésen, felül az ablak fejlécének bal oldalán. Innentől kezdve bárhol is járunk, könnyedén rákattinthatunk!
Ha pedig épp nem érettségizünk, hanem csak böngészünk a világhálón, esetleg egy internetes kutatómunkán, vagy valami hasonlón dolgozunk, ne feledjük el, hogy hasonló lehetőség a böngészőkben is rendelkezésre áll. Lehetőségünk van arra, hogy egyes oldalakat elmentsünk, vagy kitűzzünk, hogy könnyen hozzájuk férhessünk. Erre két lehetőségünk van: ha csak elmenteni szeretnénk őket, egyszerűen adjuk hozzá az oldalakat a könyvjelzőkhöz, így később bármikor meglelhetjük őket. Ha viszont a gyors elérés is a cél, akkor használjuk bátran a könyvjelzősávot!
A legtöbb böngészőben a könyvjelzősáv alapértelmezetten el van rejtve, azonban ezt a beállításokban, vagy Chrome esetében pl. a Ctrl+Shift+B billentyűkombinációval megjeleníthetjük. Ez egy megjelenő plusz sor a címsor alatt, ami lehetőséget ad számunkra arra, hogy az általunk kedvelt oldalakat könnyedén elérhessük. Kitűzhetjük ide a gyakran használt adatbázisok kezdőlapjait, a közösségi oldalakat, vagy akár egy-egy webapp linkjét is, így ezeket mindig könnyedén elérhetjük. A kitűzéshez mindössze adjuk hozzá az oldalt a könyvjelzőkhöz, majd a felugró ablakban a mappánál válasszuk ki a "Könyvjelző eszköztár" lehetőséget.
Ismerjük meg az eszközt!
Talán ez a valamivel általánosabb tipp az, ami egyértelműen fontos, és segítheti nem csak az időbeli hatékonyságunkat, de sokszor a munkánk minőségét is. Nem árt, ha a munka megkezdése előtt jól megismerkedünk minden olyan szoftverrel, amikkel dolgozni fogunk, és lehetőleg nem csak a felületét karcolgatjuk meg, hanem egy kicsit mélyebben is körülnézünk. Sokszor az embernek csak azt mondják meg, hogy mit kellene elvégezni, a hogyanra vonatkozóan nincs megkötés! Ilyenkor pedig ne féljünk bevetni minden eszközt, amink csak van! Összegyűjtöttem néhány olyan funkciót, amiket viszonylag kevesen ismernek és tudnak jól használni a különféle irodai szoftverekben.
Szövegszerkesztés
- Szövegből táblázattá: a szövegszerkesztő programok (Word, Google Dokumentumok, stb.) is képesek rá, hogy a bemásolt szöveget átalakítsák táblázattá! Csak meg kell mondanunk, hogy mi választja el egymástól az adatokat, és már készül is a táblázat néhány kattintással!
- Építőelemek: a dokumentumokban gyakrabban használt tartalmi elemeket, mondjuk egy előre megformázott űrlapmezőt, egy sablontáblázatot, stb., mind könnyedén elmenthetünk épíőelemként. Így később bármikor kattintásra beszúrhatjuk azt! Ezek az elmentett tartalmi elemek bármilyen hosszúak lehetnek, akár egész oldalak is, vagy akár csak néhány sor. Wordben ez egy alapfunkció, Google Dokumentumokban pedig egy bővítmény szükséges hozzá.
- Helyőrzők: amikor dokumentumsablonokat, vagy építőelemeket készítünk, könnyedén beszúrhatunk helyőrzőket, amelyek valamilyen adat helyét jelölik. Fontos, hogy helyőrző nem csak szöveges lehet, lehet egy lenyíló lista, egy dátumválasztó mező, vagy egy képbeszúrási lehetőség is helyőrző, így könnyedén készíthetünk olyan sablonokat, amelyek újrahasználata valóban egyszerű és kényelmes!
- Tartalomjegyzékek: a szövegszerkesztő programok a megjelölt címsorokból könnyedén készítenek automatikusan tartalomjegyzéket!
- Forrásjegyzék, tárgymutató, láb- és végjegyzetek, ábrajegyzék: mindezek beszúrására mind lehetőség nyílik! Ráadásul ezekhez mind kényelmes felhasználói felületet kapunk, így nem igazán szúrhatjuk el sem a formátumot, sem pedig a tartalmat.
- Körlevél: a Word körlevél készítő funkciójával, és a Google Dokumentumok ilyen célú bővíményével nem csak körleveleket készíthetünk könnyen, hanem akár bizonyítványokat, személyre szóló meghívókat, belépő jegyeket, címkéket, vagy bármi egyéb olyan dokumentumot, amelyben sablonokat kell adatokkal feltölteni. Sőt, akár még egyszerű feltételeket is beállíthatunk!
- Korrektúra: ez a lehetőség nem csak a szövegszerkesztőkben adott! A dokumentumhoz szúrhatunk be megjegyzéseket, és adhatunk módosítási javaslatokat korrektúra használatával, amelyet utána a dokumentum más szerkesztői véleményezhetnek, elfogadhatnak, vagy elutasíthatnak! Ez főleg a közös munkát könnyíti meg.
- Dokumentumsablonok: elmenthetünk dokumentumokat sablonként is! Így könnyedén készíthetünk újrahasznosítható dokumentumokat, formázássablonokat, bármit amiről úgy érezzük, hogy többször is fogjuk használni!
Táblázatkezelés
- Stílusok: Ne feledd, nem csak szövegszerkesztőkben, de táblázatokban is használhatsz stílusokat!
- Kimutatások, kimutatásdiagramok: a táblázatkezelők egyik legkényelmesebb, mégis legerőteljesebb eszköze a kimutatáskészítő. Ezzel könnyedén összegezhetjük az adatainkat több szempont szerint rendszerezve és szűrve, anélkül, hogy képletekkel kellene dolgoznunk! Mindenre adott egy felület, amelyet noha szokni kell kicsit eleinte, de hosszabb távon megkönnyítheti az életünket!
- Szeletelő: kimutatások adatait könnyen szűrhetjük akár anélkül is, hogy belepiszkálnánk a kimutatásszerkesztőbe. Beszúrhatunk szeletelőket, amikkel egy kattintással szűrhetjük az adatokat különféle szempontok nélkül anélkül, hogy bármit is módosítanunk kéne!
- Célértékkeresés: Könnyedén kerestethetünk meg olyan értékeket is a táblázatkezelő programunkkal, amik hatására egy képlet eredménye egy kivánt számmal lesz egyenlő. Ezáltal tulajdonképpen egyenleteket oldathatunk meg a táblázatkezelő eszközünkkel, és könnyedén kikalkuláltathatunk olyan eredményeket, amikre a megfelelő képleteket nem feltétlenül ismerjük.
- Cellán belüli grafikonok: Az adatok vizualizálásának az egyik legszemléletesebb módja, ha az adatok mellett, vagy alatt, közvetlenül a cellán belül jelenítünk meg grafikonokat! Excelben ezeket néhány kattintással beszúrhatjuk, Google Táblázatokban pedig a SPARKLINE függvény használatával érhetjük el ezt a funkciót - utóbbit nagyon széles körben testre is szabhatjuk!
- Cellán belüli ikonok: A táblázatkezelők erre is képesek! Ezáltal szintúgy az adatainkat vizualizálhatjuk egyszerűen, helyben. Excelben erre is a grafikus felületet használhatjuk, Google Táblázatokban az IMAGE függvény segít nekünk - sőt, utóbbival bármilyen képet betölthetünk és megjeleníthetünk a cellákban!!!!
- Adatok betöltése internetről: mind az Excel, mint a Google Táblázatok könnyedén tud adatokat betölteni honlapokról, amiket később automatikusan frissíthet is! Így ha egy honlapon megjelenő adatokból szeretnénk kalkulációkat végezni, erre is használhatjuk a táblázatkezelőket!
- Adatok betöltése más táblázatból: táblázatokat könnyedén össze is kapcsolhatunk! Könnyen vehetünk át adatokat az egyik táblázatból a egy másikba egyszerű képletekkel!
- Makrók: olyan munkafolyamatokat, amik nem képletelhetők, mert például a táblázat szerkezetének módosításával kapcsolatosak, makrók segítségével könnyedén automatizálhatunk!
Prezentáció készítés
- Diaminták: Használjuk a diamintákat arra, hogy egységes arculatot biztosítsunk a diáinknak akár egy prezentáción belül, akár több prezentációban is!
- Hivatkozások: A diákra elhelyezhetünk olyan hivatkozásokat is, amelyek más diákra mutatnak! Ezáltal olyan diavetítéseket is létrehozhatunk, amelyek nem lineárisak.
- Eseményvezérlők: Az egyes animációkat eseményekhez köthetjük! Így könnyedén készíthetünk olyan interaktív kvízeket, és diavetítéseket, amelyek megmutatják a helyes választ, kattintásra felfednek új információkat, ezáltal élvezetesebbek lehetnek!
- Helyőrzők: a mintanézetekben itt is használhatjuk a helyőrzőket!
- Igazítások: használjuk az egyenlő elosztás, igazítás a dia közepére, és hasonló igazítási funkciókat, hogy minden tökéletes legyen!
Dolgozol irodai szoftverekkel? Te hány funkciót ismersz és használsz ezek közül? Írd meg bátran a kommentek közt!
Hogyan lehetnék a leghatékonyabb?
Ha szeretnéd optimalizálni a munkafolyamataidat, tapasztalatokat szerezni érettségi példák, vagy munkahelyi feladatok gyors megoldásában, és jól jönne egy kis segítség abban, hogy hogyan hozhasd ki a legtöbbet a technológiából, vagy épp miként írj egy ötös informatika érettségit, remek lehetőség lehet például egy magántanár, aki személyre szabottan tud segíteni abban, hogy a leghamarabb elérhesd a célod, és versenyképes tudásra tehess szert! Klik ide, és nézd meg az aktuális magánóra ajánlataimat, vagy nézz körül a tanárkeresőben!